Technologia a zarządzanie zadaniami




Jestem świeżo po lekturze książki Michała Śliwińskiego - "10 kroków do maksymalnej produktywności” Pozycja ta jest nie tylko niezłym produktem reklamowym systemu wsparcia zarządzania zadaniami i projektami-aplikacji tego samego autorstwa. Książka ta zawiera także kilka cennych rad dla tych, którzy nie radzą sobie z natłokiem informacji albo chcą, by ich wykorzystanie czasu było pod większą kontrolą.

Jesteśmy zalewani danymi. Zadania, które sami sobie wyznaczamy, zapytania klientów, przychodząca poczta na kilka adresów mailowych, zasyp newsletterów. To wszystko sprawia, że trudno nam się poruszać, aby wyłowić z systemu tylko te informacje, które są nam niezbędne dla podejmowania odpowiednich decyzji.

Spędzając czas na odgruzowywanie tego, co wartrościowe-spada nasza produktywność. Pracujemy stale pod presją czasu. Jak sobie z tym radzić? Jak być bardziej produktywnym?

Po pierwsze zdaj sobie pytanie czym jest produktywność. Według Michała produktywność to optymalizacja procesów i zadań oraz upraszczanie procesów. Warto by dodać tutaj, że cała przewodnia idea bycia produktywnym to odpowiednio efektywne zarządzanie zadaniami, aby jak najlepiej wykorzystać czas, który mamy do dyspozycji. Zasadniczo są to całe 24 godziny, dla każdego z nas niezależnie pod tego na jakim etapie świadomego nim zarządzania jestesmy.

Po drugie należy wyróżnić zadania i projekty.

Wszystko, co składa się z więcej niż 2- 3 zadań-jest projektem.

W zasadzie w książce tej nie ma wielu nowych idei. Jest zatem przypomnienie tego, że należy planować swoje zadania z wyprzedzeniem. Te codzienne najlepiej już dnia poprzedniego. Z uwagi na to, że nasz umysł w swej podświadomej naturze nigdy nie śpi, będzie już w trakcie naszego snu mógł przetwarzać świadomie wyznaczone zadania.

Skutecznie jest także robić porządek w tym, co nas otacza-zadaniach i skrzynkach w tym oczywiście mailowych.

Autor zaleca, aby robić to raz w tygodniu. Zgadzam się z nim w tej sprawie. Dobrze na taki przegląd celów, postępów zadań poświęcić 1- 2 godziny pod koniec tygodnia.  Ja sam robię to w niedzielę wieczorem. W ten sposób nie tylko mamy dobre podsumowanie poprzednich 7 dni, ale wkraczamy z gotowym planem na następny tydzień.

Wyznaczanie celów tygodniowych pozwoli nam zaoszczędzić dużo czasu na zastanawianie się nad tym, co w danej chwili jest najważniejsze.

Jak dobrze zarządzać zadaniami każdego dnia?

Po pierwsze wyznaczajmy codziennie od 1 do 3 najważniejszych rzeczy, którym nadamy najwyższy priorytet. To są nasze targety, które trzeba zakończyć choćby nie wiem co. Przy ich realizacji oraz pozostałych zadaniach z listy " Do zrobienia" używamy 2 technik:


1. Pomodoro-czyli wyznaczamy sobie konkretne ramy czasowe na wykonanie danego zadania. Im bardziej będzie nas ponaglał czas, tym bardziej powinniśmy być wydajni pod jego koniec.

2. Trudne sprawy lub złożone - czyli projekty trzeba podzielić na mniejsze-wedle zasady Salami.

Do realizacji złożonych projektów - nie można zapominać o delegowaniu i upoważnianiu. Dobrze jest stworzyć swój dream team — i to składający się osób o wiele lepszych ode mnie-gdy chodzi o wsparcie w wiedzy czy umiejętnościach specjalistycznych.


Delegowanie jest jeszcze istotniejsze przy sprawach mniej istotnych. Wedle zasady, gdy praca, która jest do wykonania można delegować osobie, której czas pracy jest tanszy-to należy to zrobic.


Co zazwyczaj możemy delegować? Delegujemy zadania rutynowe, stale powtarzalne, które po wyjaśnieniu może bez problemu wykonywać za nas inna osoba.

Na uwagę zasługuje także zwrócenie uwagi na efektywne prowadzenie spotkań lub rozmów telefonicznych. Aby przebiegały one sprawnie, merytorycznie i nie przedłużały się niepotrzebnie należy:


1. wysłać maila wcześniej, aby wszystkie strony były zorientowane, o czym będzie rozmowa i mogły się do niej przygotować 2. przeprowadzić rozmowę lub odbyć spotkanie 3. wysłać maila z podsumowaniem, aby istotne sprawy nie uciekły i ustali kto bierze odpowiedzialność za poszczególne etapy.

4. Jako ostatnią pozycję dodałbym tu od siebie monitorowanie postępów.

Dlaczego warto wspomagać się technologią?

Po pierwsze żyjemy w takich czasach, że od technologii nie ma odwrotu.

Programy, aplikacje, systemy zarządzania danymi istotnie skracają czas pozyskiwania informacji.

Zapisując nasze dane w chmurze, mamy je zawsze pod reką, gdziekolwiek na świecie się znaujdujemy. Takie dane się nie zgubią. Ale czy na pewno? Może jednak papierowy back up wciąż będzie w cenie?


Warto zainteresować się aplikacjami, które mogą nas skutecznie wspierać w zarządzaniu sobą w czasie. Mimo, że sam prowadzę dzienne zadania w formie papierowej oraz używam kalendarza Google do monitorowania zadań priorytetowych - chętnie wypróbuję sugerowane aplikacje.

14 wyświetlenia

© 2023 by James Consulting. Proudly created with Wix.com